Sumário
Autoriza a Radiotelevisão Portuguesa, E. P., a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e a destruir os respectivos originais
Portaria n.º 769/76
de 29 de Dezembro
Tendo em conta o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo das empresas públicas e subsequente inutilização de originais, e considerando a proposta do director administrativo da Radiotelevisão Portuguesa, E. P., elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Comunicação Social, o seguinte:
1.º A Radiotelevisão Portuguesa, E. P., fica autorizada a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e a destruir os respectivos originais.
1) Não é autorizada a inutilização dos documentos que tenham valor histórico, artístico ou por serem únicos tenham grande interesse documental.
2) A documentação referida na alínea anterior será transferida para os arquivos eruditos.
3 - Os prazos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Radiotelevisão Portuguesa, E. P., são, consoante a natureza dos mesmos, os seguintes:
2.º O chefe do Serviço de Documentação ou, na sua ausência ou impedimento, o chefe da secretaria-geral são responsáveis pelas operações de microfilmagem e bem assim da segurança da inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização.
3.º - 1) A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.
2) O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do empregado responsável.
4.º - 1) A conservação dos filmes será feita em bobinas devidamente referenciadas.
2) Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo director administrativo.
5.º - 1) A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do empregado responsável referido no n.º 2.º, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da inutilização e visado pelo director administrativo.
2) A inutilização da documentação corrente será feita por máquina de destruição em tiras de 4 mm.
3) A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo que seja impossível a sua leitura.
6.º - 1) A reprodução documental dos elementos conservados em microfilmes só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição visada pelo responsável do departamento interessado.
2) As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do empregado responsável referido no n.º 2.º e a assinatura do director administrativo, devidamente autenticadas com selo branco.
Secretaria de Estado da Comunicação Social, 10 de Dezembro de 1976. - O Secretário de Estado da Comunicação Social, Manuel Alegre de Melo Duarte.