Sumário
Autoriza a Direcção-Geral do Tribunal de Contas a microfilmar a documentação relativa a processos de contas e de visto, que deva manter-se em arquivo, bem como a proceder à inutilização dos respectivos originais
Portaria n.º 570/76
de 20 de Setembro
O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, estabeleceu as normas legais permissivas da microfilmagem de documentos e consequente inutilização dos originais, visando, assim, resolver sérias dificuldades que alguns serviços vêm experimentando, no sector de arquivologia, com os processos usuais.
Está neste caso o Tribunal de Contas, que vê, de ano para ano, agravada a situação pela crescente dificuldade de busca e consulta e, sobretudo, pelo agravamento de perigo de sobrecarga das estruturas dos arquivos, já oficialmente reconhecida.
Nestes termos, de harmonia com o disposto no n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças:
1.º Fica a Direcção-Geral do Tribunal de Contas autorizada a microfilmar a documentação relativa a processos de contas e de visto, que deva manter-se em arquivo, bem como a proceder à inutilização dos respectivos originais, nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, e na presente portaria.
2.º Nos processos de contas, cujos acórdãos sejam de quitação simples, serão microfilmados:
a) Capa do processo;
b) Relatório do contador-verificador e os documentos nele referenciados;
c) Conta de gerência;
d) Acórdão e documentos nele referenciados.
3.º Nos processos de visto normais serão microfilmados:
a) Diploma de provimento;
b) Declarações das alíneas a) e b) do artigo 4.º do Decreto n.º 26341, de 7 de Fevereiro de 1936, com a nova redacção dada pelo Decreto n.º 26826, de 25 de Julho de 1936.
4.º Os processos de contas e de visto com incidentes serão totalmente microfilmados.
5.º Por despacho do presidente do Tribunal de Contas poderão, ainda, ser microfilmados e inutilizados outros documentos.
6.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo são de trinta anos para os processos de contas e de cinco para os processos de visto e outra documentação.
7.º Não é autorizada a inutilização de documentos com interesse histórico, artístico ou administrativo, com valor documental, por serem únicos ou por outros motivos atendíveis.
8.º O bibliotecário-arquivista será o responsável pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização.
9.º A documentação será inutilizada, por corte ou incineração, de molde a impedir completamente a sua leitura.
Ministério das Finanças, 6 de Setembro de 1976. - O Ministro das Finanças Henrique Medina Carreira.