Sumário
Cria condições para a microfilmagem dos documentos em arquivo no Instituto do Comércio Externo de Portugal (ICEP)
Portaria n.º 524/88
de 4 de Agosto
Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determinou que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos em posse de serviços públicos personalizados;
Considerando que o mesmo diploma cria condições para a microfilmagem dos documentos e consequente inutilização dos originais;
Considerando que o Instituto do Comércio Externo de Portugal é, nos termos do respectivo estatuto, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 388/86, de 18 de Novembro, um instituto público dotado de personalidade jurídica e financeira e património próprio, e que, portanto, reveste a natureza de serviço público personalizado;
Considerando que a microfilmagem e destruição de documentos em arquivo no Instituto do Comércio Externo de Portugal possibilitarão um melhor aproveitamento do espaço disponível nas instalações que lhe estão afectas:
Nestes termos:
Manda o Governo, pelo Secretário de Estado do Comércio Externo, ao abrigo do disposto na alínea b) do artigo 1.º e no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º - a) É de dez anos o prazo de conservação em arquivo dos elementos da correspondência do Instituto do Comércio Externo de Portugal (ICEP) e dos documentos na sua posse relativos a assuntos que, nos termos dos artigos 9.º e 12.º do Decreto-Lei n.º 388/86, de 18 de Novembro, seja da sua competência apreciar ou decidir.
b) A comissão executiva do ICEP poderá determinar, em regulamentação interna, os prazos mínimos, não inferiores a dois anos, de conservação dos documentos não compreendidos na alínea a) deste número.
2.º - a) É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a subsequente inutilização dos originais.
b) Não serão, porém, inutilizados os documentos que revistam interesse histórico ou singular em virtude da identidade dos seus autores, dos factos ou pessoas a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.
3.º A microfilmagem será executada sob a responsabilidade do director do Departamento de Pessoal, Organização e Informática ou, nas suas faltas e impedimentos, do seu substituto legal e deverá obedecer aos seguintes requisitos:
a) A microfilmagem será efectuada por sucessão ininterrupta de imagem;
b) Cada espécie documental será microfilmada em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes suficientemente distanciados entre si, os quais deverão satisfazer as necessárias condições de salubridade e segurança;
c) Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e reproduzirão termos de abertura e de encerramento. O primeiro iniciará o filme e do segundo constará obrigatoriamente a declaração de que as imagens nele contidas reproduzem fielmente e na íntegra os originais;
d) O termo de encerramento conterá as rubricas dos funcionários que intervierem nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável ou do funcionário mandatado para a orientação dos trabalhos;
e) Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados;
f) As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termos de abertura e encerramento, devendo o responsável pelo serviço rubricar todas as folhas;
g) Igualmente deverão constar do livro de registo dos microfilmes as emendas e ou alterações que eventualmente os mesmos contenham.
4.º A inutilização dos documentos microfilmados será feita por processo que impossibilite a sua reconstituição.
5.º - a) A reprodução de documentos conservados em microfilme só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo responsável ou por quem este designar.
b) De acordo com o disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, as fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações contenham a assinatura do responsável pelo serviço e sejam devidamente autenticadas com o selo branco.
6.º As dúvidas suscitadas na execução da presente portaria serão resolvidas por despacho do ministro da tutela.
7.º A presente portaria entra imediatamente em vigor.
Ministério do Comércio e Turismo.
Assinada em 14 de Julho de 1988.
O Secretário de Estado do Comércio Externo, Miguel António Igrejas Horta e Costa.