Sumário
Autoriza a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo na Secretaria-Geral e serviços dependentes do Ministério da Indústria, Energia e Exportação e a subsequente inutilização dos originais, nos termos da presente portaria
Portaria n.º 315/82
de 24 de Março
O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, permitiu a fixação por portaria de prazos mínimos de conservação de documentos em arquivo, bem como a microfilmagem e consequente destruição desses documentos antes do decurso dos respectivos prazos de conservação.
De acordo com os objectivos que lhe são subjacentes, a microfilmagem e destruição de originais em arquivo na Secretaria-Geral possibilitaria um melhor aproveitamento do espaço disponível nas instalações que lhe estão afectas; por outro lado, da consequente mecanização das tarefas de registo de entrada da correspondência resultará um aumento de produtividade naquele serviço.
Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria, Energia e Exportação, ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo na Secretaria-Geral e serviços dependentes e a subsequente inutilização dos originais, nos termos dos números seguintes.
2.º Não serão, porém, inutilizados os documentos que revistam interesse histórico, científico, cultural ou administrativo, atendendo, nomeadamente, aos factos a que se reportam, às circunstâncias em que foram produzidos ou à identidade dos seus autores.
3.º O interesse histórico dos documentos será julgado por uma comissão de 3 funcionários, nomeados por despacho ministerial.
4.º Quando os documentos a que se refere o n.º 2.º da presente portaria deixarem de ter interesse administrativo ou técnico ou uma vez microfilmados, deverão ser remetidos ao arquivo erudito do Ministério, a criar oportunamente.
5.º A microfilmagem dos documentos será executada sob a orientação do chefe da Repartição de Expediente e deverá obedecer aos seguintes requisitos:
a) Ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens;
b) Ficarem as bobinas guardadas em local que satisfaça as necessárias condições de salubridade e segurança;
c) Não poderem os filmes sofrer cortes ou emendas, devendo os mesmos reproduzir termos de abertura e de encerramento;
d) Ser elaborado um livro de registo dos documentos conservados em arquivo;
e) O arquivo de processos individuais poderá ser conservado em microfichas, sem prejuízo da alínea a).
6.º A inutilização dos documentos será feita por sistema que impossibilite a sua reprodução.
7.º As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura do secretário-geral do MIEE e o respectivo selo branco.
8.º As dúvidas que se suscitem na execução da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Indústria, Energia e Exportação.
Ministério da Indústria, Energia e Exportação, 11 de Março de 1982. - O Ministro da Indústria, Energia e Exportação, Ricardo Manuel Simões Bayão Horta.