Portaria n.º 180/82

Portaria n.º 180/82

de 9 de Fevereiro

Considerando as vantagens funcionais que representa o uso da microfilmagem para os diferentes serviços da Direcção-Geral de Coordenação Comercial;

Considerando, por outro lado, a conveniência em descongestionar o arquivo desta Direcção-Geral, mantendo-o em melhores condições de segurança;

Tendo ainda em atenção que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos que devam manter-se em arquivo, bem como a consequente inutilização dos originais:

Manda o Governo da República Portuguesa, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, pelo Ministro da Agricultura, Comércio e Pescas:

1.º Poderão ser inutilizados, depois do despacho final, após microfilmagem:

a) Os processos relativos a pedidos de concessão de autorizações prévias para o exercício de actividades comerciais;

b) Os processos relativos a pedidos de concessão de licenciamento de unidades onde sejam exercidas actividades comerciais;

c) Os processos relativos a pedidos de emissão de certidões a que se refere o Decreto Regulamentar n.º 84/79, de 31 de Dezembro;

d) Os processos relativos a pedidos de emissão de certidões para uso de denominações;

e) Os processos relativos a registos de fundação, modificação ou dissolução de sociedades.

2.º Poderão ser imediatamente inutilizados, após microfilmagem:

a) Cartas, postais, ofícios, comunicações, informações, notificações e pareceres;

b) Protocolos de entrega de correspondência;

c) Copiadores gerais de correspondência;

d) Livros de requisições de material.

3.º Nas operações de microfilmagem observar-se-ão as seguintes formalidades:

a) A microfilmagem será, em princípio, efectuada pela sucessão de fotogramas preenchendo várias microfichas;

b) Cada microficha conterá, no seu início, uma declaração de que os fotogramas nela registados serão reproduções exactas dos originais, devendo esta declaração ser assinada pelo responsável do centro de microfilmagem;

c) De cada microficha haverá um original, arquivado em absolutas condições de segurança e salubridade, e um ou mais duplicados arquivados no local dos serviços a que digam respeito para uso exclusivo dos mesmos.

4.º O responsável pelo centro de microfilmagem garantirá a regularidade das operações de microfilmagem, bem como a segurança de inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização.

5.º Cumprido o disposto nos números anteriores, proceder-se-á à inutilização dos originais através de máquinas de destruição de papel ou incineração, atendendo, porém, ao disposto no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro.

6.º As fotocópias obtidas a partir da microficha têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo centro de microfilmagem e o selo branco.

7.º As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Agricultura, Comércio e Pescas.

Ministério da Agricultura, Comércio e Pescas, 27 de Janeiro de 1982. - O Ministro da Agricultura, Comércio e Pescas, Basílio Adolfo Mendonça Horta da Franca.