Sumário
Autoriza as empresas de seguros e ou resseguros e as sociedades gestoras de fundos de pensões estabelecidas em Portugal a utilizar a microfilmagem e o disco óptico não regravável para os documentos que, nos termos da lei, acordo, tratado ou convenção e segundo os prazos fixados, devam manter-se em arquivo
Decreto-Lei n.º 221/96
de 23 de Novembro
A necessidade de efectuar a transferência de informação existente no arquivo geral em suporte tradicional - papel - para outro suporte tem-se feito sentir com cada vez maior intensidade.
Esta realidade conduziu à publicação do Decreto-Lei n.º 295/91, de 16 de Agosto. Aquele decreto-lei veio autorizar as empresas de seguros e ou resseguros estabelecidas em Portugal a proceder à microfilmagem dos seus documentos.
Tal como na actividade seguradora, em vários outros domínios da actividade económica se assiste hoje à utilização generalizada do microfilme com o objectivo de permitir um melhor armazenamento, conservação, recuperação e reprodução de documentação.
Hoje em dia, para além desta técnica, outras têm vindo a ser utilizadas para o mesmo fim - como é o caso do disco óptico, o qual contempla a forma do cd-rom - com um reconhecido grau de qualidade e segurança.
Considerando que a tecnologia de disco óptico propicia uma maior facilidade de acesso aos documentos e uma maior concentração de informação, com imediata visualização das imagens obtidas, oferecendo garantias de inalterabilidade das mesmas;
Considerando ainda as vantagens resultantes da integração do sistema de disco óptico nos sistemas de informação já existentes, que permitem uma maior flexibilidade na visualização, transmissão e duplicação dos suportes e reprodução de documentos;
Considerando, finalmente, que também as sociedades gestoras de fundos de pensões, bem como o Instituto de Seguros de Portugal, devem poder beneficiar das vantagens inerentes às novas técnicas de arquivo acima referidas:
Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:
Artigo 1.º
1 - As empresas de seguros e ou resseguros e as sociedades gestoras de fundos de pensões estabelecidas em Portugal, bem como o Instituto de Seguros de Portugal, ficam autorizados a utilizar a microfilmagem e o disco óptico para todos os documentos que, nos termos da lei, acordo, tratado ou convenção e segundo os prazos fixados, devam manter-se em arquivo.
2 - O arquivo de documentos não contemplados no número anterior deve manter-se pelo prazo que vier a ser estabelecido internamente por cada uma das entidades referidas no número anterior, sem prejuízo do disposto na lei.
3 - Os arquivos efectuados nos termos dos números anteriores substituem, para todos os efeitos, os documentos originais, que poderão ser inutilizados, sem prejuízo do disposto no artigo 2.º
4 - A inutilização de documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, sem prejuízo do aproveitamento industrial do papel.
5 - Fica também autorizada a utilização do microfilme e do disco óptico para a conservação da informação que seja objecto de tratamento automático de dados.
Artigo 2.º
1 - Não poderão ser inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, cultural ou outros motivos atendíveis, devendo aqueles ser conservados, na sua forma original, em arquivos próprios e adequados.
2 - Em caso de dúvida na avaliação do interesse histórico dos documentos referidos no número anterior, deverão ser consultados os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
3 - O parecer referido no número anterior é considerado vinculativo, havendo possibilidade de recurso hierárquico para o Ministro da Cultura.
Artigo 3.º
1 - As operações de arquivo previstas neste diploma deverão ser executadas com o maior rigor técnico, a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.
2 - Os arquivos referidos ficarão guardados em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.
Artigo 4.º
1 - As entidades referidas no artigo 1.º devem nomear um técnico responsável pelo processo de organização, avaliação, selecção, conservação e eliminação dos documentos.
2 - As operações de arquivo em microfilme e disco óptico obedecerão aos seguintes requisitos:
a) Impossibilitar a alteração do registo original;
b) Garantir que o novo suporte arquivístico contenha toda a informação que estava registada nos originais;
c) Manter um registo, mecânico ou informatizado, de todos os dados contidos nos suportes arquivísticos, com a data de produção destes;
d) Impossibilitar a perda de informação;
e) Permitir a reprodução, com grande fiabilidade, dos registos originais.
Artigo 5.º
As cópias obtidas a partir dos suportes arquivísticos referidos nos artigos anteriores têm a força probatória dos originais, desde que autenticadas com o selo branco da entidade à guarda da qual se encontram os referidos suportes e com a assinatura do responsável referido no artigo 4.º, n.º 1.
Artigo 6.º
É revogado o Decreto-Lei n.º 295/91, de 16 de Agosto.
Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 26 de Setembro de 1996. - António Manuel de Oliveira Guterres - Maria Manuela de Brito Arcanjo Marques da Costa - Manuel Maria Ferreira Carrilho.
Promulgado em 6 de Novembro de 1996.
Publique-se.
O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.
Referendado em 11 de Novembro de 1996.
O Primeiro-Ministro, em exercício, António Manuel de Carvalho Ferreira Vitorino.