Sumário
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Comissão Nacional de Eleições
Portaria n.º 485/92
de 11 de Junho
O Decreto-Lei n.º 152/88, de 29 de Abril, determinou a intervenção do Instituto Português de Arquivos em tudo quanto diga respeito à execução da política arquivística nacional.
Atenta a legislação aplicável, designadamente as Leis n.os 71/78, de 27 de Dezembro, e 59/90, de 21 de Novembro, a Comissão Nacional de Eleições, ouvido o Instituto Português de Arquivos, propôs ao Governo as medidas indispensáveis à conservação arquivística dos documentos produzidos e recebidos, tendo em vista a fixação das normas relativas à pré-arquivagem, em conformidade com o preceituado no Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Nestes termos:
Ao abrigo do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Subsecretário de Estado da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Comissão Nacional de Eleições, anexo ao presente diploma, que dele faz parte integrante.
2.º A presente portaria será revista quadrienalmente.
Presidência do Conselho de Ministros.
Assinada em 20 de Maio de 1992.
O Subsecretário de Estado da Cultura, António Costa de Albuquerque de Sousa Lara.
Regulamento de Conservação Arquivística da Comissão Nacional de Eleições
1.º
Âmbito de aplicação
1 - Este Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pela Comissão Nacional de Eleições no âmbito das suas competências.
2 - Este Regulamento aplica-se aos documentos de arquivo de utilização administrativa tanto em fase corrente como intermédia.
2.º
Avaliação
O processo de avaliação pressupõe o estabelecimento de prazos de conservação administrativa da documentação e a determinação do seu destino final.
3.º
Selecção de documentos
Dos processos ou colecções pertencentes a séries ou subséries a eliminar retirar-se-á uma amostra de 10% com vista à sua conservação permanente.
4.º
Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos originais dos documentos sem interesse de conservação permanente, se efectuada antes de decorridos os prazos constantes da tabela anexa, é da competência do responsável pelos serviços da Comissão Nacional de Eleições.
2 - A eliminação de documentos faz-se por triagem, por forma a impossibilitar a sua reconstituição, seguida de venda.
3 - A opção por outro processo depende de critérios de confidencialidade e racionalidade.
4 - A eliminação de documentos é acompanhada de um auto de eliminação, do qual faz parte uma relação de unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação identificadas quanto a sua proveniência, segundo modelo aprovado pelo Instituto Português de Arquivos.
5 - O auto de eliminação constitui prova jurídica do abate patrimonial.
5.º
Incorporação em arquivo definitivo
1 - A documentação cujo valor informativo e probatório justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de avaliação e selecção em anexo, deverá ser remetida para o Arquivo Histórico-Parlamentar, após prescrição dos prazos de conservação administrativa, em termos a acordar com a Assembleia da República.
2 - O envio da documentação para o Arquivo Histórico-Parlamentar é feito mediante o auto de entrega e guia de remessa, segundo modelo aprovado pelo Instituto Português de Arquivos, no prazo de seis meses apôs a sua notificação.
3 - O acesso aos documentos enviados ao Arquivo Histórico-Parlamentar é feito após ouvida a Comissão Nacional de Eleições.
6.º
Tabela anexa
É aprovada a tabela anexa que constitui parte integrante do presente Regulamento.
ANEXO
Tabela de avaliação e selecção de documentação