Decreto-Lei n.º 134/93

Decreto-Lei n.º 134/93

de 26 de Abril

A Lei Orgânica do Ministério da Educação veio caracterizar a Secretaria-Geral como um serviço de concepção, coordenação e apoio técnico, entre outras, nas áreas da gestão dos recursos humanos do quadro único e da gestão dos meios patrimoniais.

Com o presente diploma definem-se as atribuições da Secretaria-Geral, a sua organização e as competências dos seus serviços.

Assim:

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

CAPÍTULO I

Natureza e competências

Artigo 1.º

Natureza

1 - A Secretaria-Geral, adiante designada por SG, é um serviço central do Ministério da Educação, adiante designado por ME, dotado de autonomia administrativa, com funções de concepção, coordenação e apoio técnico e administrativo no âmbito da gestão e formação dos recursos humanos do quadro único de pessoal do Ministério e dos recursos materais e patrimoniais, em relação aos serviços centrais e regionais.

2 - Cabe à SG, no âmbito das suas competências, prosseguir as acções que não sejam específicas de nenhum dos serviços do ME e, ainda, servir de interlocutor junto de serviços e departamentos de outros ministérios.

3 - A SG presta ao auditor jurídico do ME o apoio administrativo necessário ao exercício das suas funções.

Artigo 2.º

Gestão, organização e formação

Cabe à SG promover e acompanhar a realização de estudos tendentes à melhoria e aperfeiçoamento da gestão e organização dos recursos disponíveis e à modernização dos procedimentos administrativos e, em especial:

a) Promover estudos, nomeadamente, no que se refere ao aperfeiçoamento da orgânica e funcionamento do ME, à racionalização da utilização de instalações e equipamentos e às necessidades de formação de pessoal do quadro único, propondo as medidas necessárias;

b) Assegurar a gestão dos recursos humanos do quadro único de pessoal do ME e a gestão dos recursos organizacionais e patrimoniais;

c) Desenvolver os processos administrativos relativos à aquisição de bens e serviços para os serviços centrais do ME;

d) Promover as acções necessárias para garantir a segurança das instalações do ME;

e) Coordenar a aquisição de veículos e gerir a frota automóvel do ME;

f) Assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da área da educação.

Artigo 3.º

Documentação, informação e relações públicas

Cabe à SG promover a recolha, tratamento e divulgação de toda a documentação e informação de interesse geral para o ME e seus utentes e, em especial:

a) Assegurar a guarda, conservação e tratamento dos documentos do arquivo central e do arquivo histórico do ME, de acordo com os processos adequados de conservação em arquivo;

b) Promover, dinamizar e coordenar o desenvolvimento de sistemas de informação;

c) Assegurar um eficaz sistema de divulgação de estudos, publicações e informações, bem como divulgar junto dos restantes serviços do ME as normas e instruções emanadas deste;

d) Assegurar as actividades de relações públicas do ME.

Artigo 4.º

Relações internacionais

Cabe à SG assegurar e coordenar as relações do ME com entidades e organismos internacionais, fora do âmbito dos assuntos comunitários, e, em especial:

a) Coordenar e apoiar a execução de todas as acções e programas a nível internacional;

b) Assegurar e coordenar a participação de representantes do ME em comités e grupos de trabalho junto das instituições internacionais.

CAPÍTULO II

Órgãos e serviços

Artigo 5.º

São órgãos da SG:

a) O secretário-geral;

b) O conselho administrativo.

Artigo 6.º

Secretário-geral

1 - A SG é dirigida por um secretário-geral, ao qual compete superintender em todos os serviços da SG e executar as funções que lhe sejam superiormente cometidas.

2 - O secretário-geral é coadjuvado no exercício das suas funções por dois secretários-gerais-adjuntos.

3 - O secretário-geral é substituído, nos seus impedimentos e faltas, pelo secretário-geral-adjunto que, para o efeito, por ele for designado.

Artigo 7.º

Conselho administrativo

1 - O conselho administrativo é o órgão de acompanhamento e fiscalizador em matéria de gestão financeira e patrimonial.

2 - Compete, em especial, ao conselho administrativo:

a) Dar parecer sobre os projectos de orçamento, bem como sobre a conta de gerência a remeter ao Tribunal de Contas;

b) Verificar e controlar a realização de despesas;

c) Proceder à verificação dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a escrituração da contabilidade;

d) Apreciar a situação financeira da SG.

Artigo 8.º

Composição e funcionamento do conselho administrativo

1 - O conselho administrativo tem a seguinte composição:

a) O secretário-geral, que preside;

b) O director da Direcção de Serviços de Apoio Técnico à Gestão e Organização;

c) Um elemento a designar por despacho do Ministro da Educação.

2 - O conselho administrativo reúne ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente sempre que convocado pelo seu presidente.

Artigo 9.º

Serviços

A SG compreende os seguintes serviços:

a) A Direcção de Serviços de Apoio Técnico à Gestão e Organização;

b) A Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas;

c) A Direcção de Serviços de Relações Internacionais;

d) A Repartição de Administração Geral.

Artigo 10.º

Direcção de Serviços de Apoio Técnico à Gestão e Organização

1 - A Direcção de Serviços de Apoio Técnico à Gestão e Organização exerce as competências referidas no artigo 2.º e compreende:

a) A Divisão de Programação e Gestão;

b) A Divisão de Equipamentos Administrativos.

2 - À Divisão de Programação e Gestão compete:

a) Elaborar, em articulação com o departamento competente do ME, o plano anual de actividades e a proposta de orçamento da SG, bem como acompanhar a sua execução e elaborar o relatório de actividades;

b) Elaborar as normas internas e as instruções destinadas a garantir a aplicação, no âmbito do ME, dos diplomas legais e orientações emitidas pelo departamento responsável pela área da Administração Pública;

c) Assegurar o registo das associações de estudantes do ensino não superior;

d) Organizar os processos administrativos relativos aos recursos contenciosos;

e) Prestar o apoio técnico-jurídico aos restantes serviços da SG;

f) Proceder a estudos de carácter organizativo e de análise dos circuitos administrativos e de automação de tarefas e procedimentos, tendo em vista a racionalização e melhoria de funcionamento dos serviços, propondo as medidas necessárias;

g) Colaborar no estabelecimento e actualização do plano director de informática para a Administração Pública, participar na definição do seu plano nacional, bem como coordenar e avaliar a execução da política informática, assegurando a gestão dos meios e definindo e promovendo procedimentos para a sua aquisição;

h) Assegurar as funções técnicas de planificação e realização de obras de construção e reparação dos imóveis afectos ao funcionamento dos serviços centrais e regionais do ME.

3 - À Divisão de Equipamentos Administrativos compete, em especial:

a) Gerir e conservar as instalações e equipamentos afectos ao ME, procedendo a estudos e à elaboração de normas de utilização;

b) Coordenar e manter o sistema de telecomunicações do ME em articulação com os seus serviços centrais e regionais;

c) Coordenar as actividades de vigilância e segurança das instalações dos serviços centrais do ME e dos gabinetes dos membros do Governo;

d) Propor a aquisição de viaturas para o ME;

e) Elaborar e manter actualizado um banco de dados dos equipamentos cuja gestão esteja cometida à SG, bem como sobre as instalações e terrenos afectos ao ME, contendo, nomeadamente, elementos referentes à sua utilização, estado de conservação e taxa de ocupação.

4 - À Direcção de Serviços de Apoio Técnico à Gestão e Organização compete, ainda, assegurar a gestão dos refeitórios dos funcionários dos serviços do ME e desenvolver outras actividades de acção social complementar, relativamente ao mesmo pessoal.

Artigo 11.º

Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas

1 - A Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas exerce as competências referidas no artigo 3.º e compreende:

a) A Divisão de Documentação e Arquivo;

b) O Centro de Informação e Relações Públicas.

2 - À Divisão de Documentação e Arquivo compete, em especial:

a) Assegurar a gestão, o funcionamento e actualização do centro de documentação, da biblioteca, da hemeroteca e da videoteca do ME;

b) Assegurar a ligação a centros de documentação nacionais e estrangeiros;

c) Organizar e manter actualizado um ficheiro de legislação e uma base de dados jurídicos de interesse para o ME;

d) Reunir e actualizar a informação relativa à actividade e funcionamento de comissões, grupos de trabalho e outras estruturas existentes no âmbito do ME ou em que este esteja representado;

e) Apoiar, em matéria de documentação e informação, os gabinetes dos membros do Governo, os serviços do ME e outras entidades;

f) Promover a publicação do anuário e de outras edições de interesse, sem prejuízo das publicações próprias de outros serviços e organismos do ME, coordenando a sua venda;

g) Estudar e propor normas tendentes a uniformizar a classificação de documentos e respectivos prazos de conservação e destruição;

h) Assegurar o registo, em microfilme ou microficha, dos documentos em arquivo, a gestão do banco de microfilmagens e a coordenação e gestão técnica dos serviços de reprografia;

i) Estudar as novas tecnologias gráficas e adoptar as que reduzam prazos e custos de produção;

j) Assegurar a gestão de toda a documentação dos gabinetes dos membros do Governo em períodos de vacatura e de transição de cargos.

3 - Ao Centro de Informação e Relações Públicas, chefiado por um chefe de divisão, compete, em especial:

a) Promover a divulgação das actividades desenvolvidas pelo ME;

b) Estabelecer contactos com o público e com entidades públicas ou privadas, encaminhar para os serviços competentes os pedidos, sugestões e reclamações, assegurando a existência de circuitos de informação eficazes;

c) Assegurar a recepção e o encaminhamento dos utentes e visitantes dos serviços do ME;

d) Assegurar o funcionamento da linha azul do ME;

e) Organizar e manter actualizada a documentação existente no ME que se revista de interesse para o público em geral.

Artigo 12.º

Direcção de Serviços de Relações Internacionais

A Direcção de Serviços de Relações Internacionais exerce as competências da SG referidas no artigo 4.º, competindo-lhe, em especial:

a) Coordenar e assegurar as relações do ME com entidades e organismos internacionais da área da educação;

b) Proceder à avaliação e apresentar relatórios das acções realizadas no domínio das relações internacionais;

c) Apreciar as propostas e projectos dos serviços em matéria de relações internacionais e emitir parecer quanto ao seu interesse e viabilidade.

Artigo 13.º

Repartição de Administração Geral

1 - A Repartição de Administração Geral é o serviço de gestão e apoio administrativo nas áreas da administração de pessoal e expediente geral, da administração financeira e patrimonial e do economato.

2 - A Repartição de Administração Geral compreende as seguintes secções:

a) A Secção de Administração de Pessoal;

b) A Secção de Expediente Geral;

c) A Secção de Administração Financeira;

d) A Secção de Economato e Património.

3 - À Secção de Administração de Pessoal compete, em especial:

a) Executar as acções necessárias à organização e instrução dos processos relativos ao pessoal do quadro único do ME, bem como organizar e manter actualizado o respectivo cadastro;

b) Assegurar os procedimentos relativos a concursos e a afectação e mobilidade dos funcionários do quadro único do ME;

c) Prestar a informação necessária ao processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro único do ME.

4 - À Secção de Expediente Geral compete, em especial, proceder à recepção, classificação, registo e distribuição de toda a correspondência e demais documentos.

5 - À Secção de Administração Financeira compete, em especial:

a) Assegurar os serviços de contabilidade e tesouraria;

b) Preparar a documentação necessária à elaboração do projecto de orçamento do SG, organizar a conta anual de gerência e preparar os elementos necessários à elaboração do relatório financeiro;

c) Instruir os processos relativos a despesas, informar quanto à sua legalidade e cabimentação, efectuando processamentos, liquidações e pagamentos;

d) Efectuar o processamento das remunerações e outros abonos e superintender no pessoal auxiliar afecto à SG;

e) Processar as requisições mensais de fundos por conta das dotações orçamentais consignadas no Orçamento do Estado à SG.

6 - À Secção de Economato e Património compete, em especial:

a) Proceder ao apetrechamento dos serviços do Ministério e manter actualizado o respectivo inventário e cadastro;

b) Organizar os processos de aquisição de bens e serviços dos serviços centrais do ME;

c) Organizar os processos de empreitadas de obras públicas e de fornecimentos;

d) Assegurar a gestão de viaturas ao serviço do ME;

e) Assegurar a aquisição e distribuição de fardamento do pessoal.

CAPÍTULO III

Pessoal

Artigo 14.º

Quadros de pessoal

1 - A SG dispõe do pessoal dirigente constante do quadro anexo ao presente diploma, que dele faz parte integrante.

2 - A SG dispõe de um quadro de afectação, integrado por pessoal do quadro único do ME e fixado por despacho do Ministro da Educação.

3 - A afectação à SG do pessoal do quadro único é feita por despacho do secretário-geral.

CAPÍTULO IV

Regime financeiro

Artigo 15.º

Receitas e despesas

Constituem receitas da SG:

a) As dotações provenientes do Orçamento do Estado;

b) O produto da venda de publicações editadas pela SG;

c) As quantias cobradas pela prestação de serviços no âmbito das suas competências;

d) O produto da venda de bens patrimoniais não indispensáveis ao seu funcionamento;

e) Quaisquer outras receitas que lhe advenham por lei, por contrato ou por outro título.

Artigo 16.º

Encargos financeiros

Os encargos decorrentes do exercício das competências da SG continuam a ser suportados pelo respectivo orçamento, até ao final do presente ano económico.

Artigo 17.º

Norma revogatória

São revogados o Decreto-Lei n.º 201/72, de 19 de Junho, e o Decreto n.º 20/77, de 24 de Fevereiro.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 28 de Janeiro de 1993. - Aníbal António Cavaco Silva - Jorge Braga de Macedo - António Fernando Couto dos Santos.

Promulgado em 2 de Abril de 1993.

Publique-se.

O Presidente da República, MÁRIO SOARES.

Referendado em 6 de Abril de 1993.

O Primeiro-Ministro, Aníbal António Cavaco Silva.

ANEXO

(ver documento original)